Uploads lander direkte i det arkiv, alle deler. Der er ingen testkopi, så en forkert fil eller en manglende beskrivelse er et problem for alle, der bruger det. Hver fil skal have en beskrivelse, mindst to stikord og de felter, arkivet kræver. Valglisterne hentes fra billedarkivet, så felterne kun tilbyder arkivets egne valgmuligheder.
Fotoet, videoen og skærmene bruger et keramikværksted som eksempel, og alle navne, filer og tal er eksempeldata.
Arkivslusen markerer mulige dubletter før upload, så de kan springes over. AI-udkast er valgfrie og kan foreslå beskrivelser og stikord til de enkelte billeder. Har en fil allerede en beskrivelse, lader AI den være. Et menneske bestemmer.
Går en upload galt, får den, der uploader, besked om, hvilken slags problem der opstod. De fulde detaljer gemmes i loggen. Kun medarbejdere kan uploade, og de logger ind med virksomhedens egne konti. Resultatet af hver upload registreres også. Arkivslusen blev leveret med dokumentation for udviklere, trinvise vejledninger for brugerne og hjælp inde i appen.
Arkivslusen konverterer også billedformater fra telefoner, gør for store billeder mindre og laver stillbilleder af en video, så den kan beskrives. Ingen skal konvertere noget først. Hver fil sendes i dele og gemmes først, når hele filen er overført. Afbrydes forbindelsen under overførslen, starter den berørte fil forfra. Intet af filen når at blive gemt.
