Hvad sker der, når alle har deres egen AI-assistent?

Et tænkt eksempel: Ledelsen har endnu ikke taget stilling til AI. En medarbejder bruger alligevel en AI-assistent til at forkorte en lang kundebrief før et møde. Opgaven bliver lettere, men ingen har afklaret, om briefen må deles med værktøjet.

Den slags brug uden virksomhedens overblik eller godkendelse kaldes ofte shadow AI. Både oplysningerne, der bliver delt, og arbejdet, medarbejderen prøver at få gjort, er værd at undersøge.

Begynd med opgaven

En samtale om, hvad der tager unødigt lang tid, giver et konkret udgangspunkt. Måske går tiden med referater. Måske med at lede efter svar i interne dokumenter.

Bed medarbejderne beskrive opgaven og vise arbejdsgangen med materiale, der må deles. Formålet er at forstå behovet og finde ud af, hvor de er i tvivl. En liste over værktøjer bliver mere nyttig, når I ved, hvad medarbejderne bruger dem til.

Når flere løser samme opgave på hver sin måde, er det et oplagt sted for en fælles løsning. Den skal stadig fungere i praksis. Et godkendt værktøj, der ikke løser opgaven, sender medarbejderne tilbage til det, de brugte før.

Gør rammerne konkrete

Medarbejderne skal kunne finde ud af, om deres opgave er omfattet af en godkendelse. En tilladelse til at skrive udkast ud fra offentlige oplysninger siger ikke noget om brug af fortrolige kundedokumenter.

En kort vejledning kan beskrive de godkendte opgaver og de begrænsninger, der følger med. Den bør svare på spørgsmål som:

• Hvilket værktøj og hvilken arbejdskonto bruges til opgaven?
• Hvilke oplysninger må deles, og hvilke skal holdes ude?
• Hvad skal en medarbejder kontrollere, før resultatet bruges?
• Hvem kan hjælpe, når opgaven falder uden for vejledningen?

Vis gerne et konstrueret eksempel på et svar, der lyder rigtigt, men indeholder en opdigtet oplysning. Eksemplet gør behovet for kontrol lettere at forstå end en generel besked om at være forsigtig.

Hvem tager imod ønsker og fejl?

Nogen skal sige ja eller nej til nye værktøjer, og alle skal vide hvem. Medarbejderen forklarer behovet og får at vide, hvad der sker nu.

Hvis en medarbejder deler oplysninger, der ikke måtte deles, skal vedkommende vide, hvem man siger det til. Den ansvarlige undersøger, hvad der er delt, og hvad virksomheden kan gøre for at begrænse følgerne.

Indfører I en intern AI-assistent, så afprøv, hvilke dokumenter den kan se. At den kaldes intern, styrer ikke, hvem der får adgang.

Følg op på, om de godkendte arbejdsgange faktisk hjælper. Hvis medarbejderne stadig kopierer oplysninger mellem flere systemer for at løse samme opgave, er der et konkret problem tilbage at løse.

Fælles rammer er relevante for virksomheder, hvor medarbejderne allerede bruger AI eller gerne vil i gang. De giver medarbejderne et klart sted at begynde og kan spare virksomheden tid på gentagne spørgsmål og oprydning efter fejl.