Mindre rutinearbejde med AI og kontrol, der passer til opgaven

Arbejdsgangen leveres og sættes op til jeres virksomhed. En AI-agent er et program, der bruger AI til at udføre en afgrænset opgave. I arbejdsgangen får den også faste krav til, hvad den skal aflevere, og hvornår den skal stoppe.

Prisen tjekkes, før tilbuddet sendes

Et opdigtet eksempel: Et køkkenfirma laver ofte tilbud ud fra en prisliste. En agent samler oplysningerne og laver et udkast, men får en gammel pris med. En anden agent sammenholder tilbuddet med den gældende prisliste og sender den forkerte linje tilbage til rettelse.

Efter rettelsen bliver tilbuddet tjekket igen. Medarbejderen får udkastet sammen med en kort oversigt over rettelsen og eventuelle åbne spørgsmål. Tilbuddet venter på medarbejderens godkendelse, før det kan sendes. Findes den gældende prisliste ikke, stopper arbejdet, og medarbejderen får besked om, hvad der mangler.

Gevinsten ligger i forarbejdet. Medarbejderen skal ikke selv hente hver oplysning og flytte den ind i tilbuddet. Prissammenligningen sker før den endelige gennemgang, så den forkerte pris i eksemplet bliver fanget, inden kunden ser den. Faglige vurderinger og godkendelsen bliver hos virksomheden.

Kontrol efter konsekvensen

Hver opgave får et niveau efter, hvor langt en fejl kan nå. En lille ændring kan kræve grundig kontrol, hvis den når kunderne. Et internt forsøg kan have brug for mindre, selv om arbejdet er omfattende.

• Lavt: Agentens egne kladder og forsøg, som kan fortrydes og endnu ikke bruges af andre.
• Mellem: Arbejde, som kolleger ser eller bruger, og som kan fortrydes.
• Højt: Arbejde, som er synligt uden for virksomheden eller svært at fortryde.

En agent laver arbejdet. En koordinator, som også er en agent, tjekker resultatet og samler opsummeringen. Fra mellemniveau og op gennemgår en særskilt kontrolagent først selve materialet. Den skal kontrollere kilder og resultat, også når den udførende agent skriver, at alt er i orden.

På højt niveau godkender en person altid, før resultatet bruges. På lavt niveau og mellemniveau beslutter den ansvarlige hos jer, om opgaven skal vente på godkendelse. Valget kan fastlægges én gang for en bestemt slags gentagen opgave og gælder så hver gang. Ingen agent kan træffe det valg eller godkende.

Også på lavt niveau får den ansvarlige en kort opsummering med resultatet, hvad der er tjekket, og eventuelle mangler. Medarbejderen behøver ikke følge hvert forsøg undervejs. Kræver noget en beslutning, bliver det fremhævet.

Aftal adgangen og udgiften fra start

Forbindelser og adgang sættes op sammen med den ansvarlige hos jer. En agent arbejder kun i de filer og systemer, den får adgang til. Før opsætningen afklares det, om jeres systemer kan give den nødvendige adgang. Opgavebeskrivelsen angiver også, hvad agenten ikke må ændre, eksempelvis kundedata, som den kun må læse.

Hver opgave får et klart mål, et afgrænset omfang og krav til dokumentation. I fastlægger også en grænse for penge brugt på AI samt grænser for tid og antal forsøg. Når en grænse nås, stopper arbejdet og går til den ansvarlige. Opsummeringen viser, hvad der er brugt på AI. Opsætning og drift skal også indgå, når I vurderer den samlede udgift.

En aflevering, der kan kontrolleres

Kravet til afleveringen afhænger af opgaven. Arbejdsgangen skelner mellem fem typer, så I kan se, hvad et færdigt resultat skal indeholde.

• Svar: Et svar med en kilde, som kan tjekkes.
• Udforsk: Forskellige mulige løsninger og en anbefaling. I træffer valg om smag og retning.
• Byg: En ændring, der virker, og et automatisk tjek, der kan sige til, hvis den senere giver fejl. I det opdigtede eksempel med køkkenfirmaet kunne tjekket sammenholde priserne i tilbuddet med prislisten.
• Efterprøv: En vurdering med dokumentation for det, der er undersøgt.
• Vedligehold: En opdatering med en kort besked om, hvad der er ændret.

En stor opgave kan bestå af flere typer efter hinanden, for eksempel først Udforsk, så Byg og til sidst Efterprøv. Koordinatoren sammenholder afleveringen med kilden eller selve resultatet. En besked om, at en pris er rettet, skal kunne bekræftes i selve tilbuddet.

Når arbejdet ikke kan blive færdigt

Mangler en kilde, fejler et tjek, eller kræver næste skridt en handling uden for opgavebeskrivelsen, må agenten ikke gætte sig videre. Kan problemet ikke løses inden for de aftalte rammer, stopper arbejdet. Den ansvarlige får en besked om problemet, hvad der er forsøgt, og hvad der skal til for at fortsætte.

Opsummeringen skelner mellem færdigt og tjekket arbejde, en afvigelse fra opgavebeskrivelsen, som en person har accepteret med en begrundelse, og arbejde, der venter på hjælp. En agent må ikke ændre kravene for at kalde opgaven færdig. Opdages en fejl senere, skal den ansvarlige kunne følge kilder og ændringer tilbage og tage stilling til rettelsen.

Begynd med en opgave, I allerede gentager

Vælg en rutineopgave, hvor resultatet bliver inden for virksomheden. Forløbet kan sættes op på kopier af jeres materiale, så I kan vurdere resultatet før brug. Afprøv både en almindelig opgave og en, hvor oplysninger mangler. Så kan I se, om arbejdet faktisk stopper det rigtige sted.

Vurder, om medarbejderne får mindre at samle, kontrollere og rette, når hele opgaven tælles med. På den måde kan I se, om agenterne tager rutinen, og om medarbejderne får mere plads til de vurderinger, der kræver deres erfaring.