I behøver ikke en AI-plan for hele virksomheden.

Forsøget har brug for en ansvarlig, som kan sætte tid af og samle op på resultatet. Sæt et loft over tid og penge til forsøget. Et tænkt eksempel på en ramme: Én ansvarlig og to medarbejdere får hver et par timer om ugen. Rammen er et forslag til fordeling af tid, som I må tilpasse opgaven.

Brugen af det nødvendige materiale skal være afklaret, før afprøvningen starter. Hvis adgang eller opsætning tager længere tid, må afprøvningen flyttes. Tager det mere end 30 dage, er det ikke en fejl.

Uge 1: Beskriv arbejdet og kravene

Arbejdet, som det udføres i dag, er jeres sammenligningsgrundlag. Notér arbejdstid, rettelser og eventuel ventetid hver for sig. Eksemplerne skal omfatte både almindelige og besværlige opgaver.

En kort beskrivelse af et brugbart resultat gør det lettere at vurdere svarene senere. Den skal også angive, hvilke fejl der kræver rettelse, og hvilke der betyder, at forsøget skal standses.

Inden afprøvningen skal det være klart, hvilket materiale AI-værktøjet må bruge, hvem der får adgang, og hvem der kontrollerer resultaterne. Den sædvanlige måde at løse opgaven på skal også være klar, hvis forsøget må sættes på pause.

Ved ugens slutning har I dermed eksempler at sammenligne med og fælles krav til kvaliteten.

Uge 2: Afprøv uden at sende noget ud

I den første prøve giver en medarbejder AI-værktøjet det aftalte materiale, for eksempel en tidligere kundehenvendelse, som må bruges i forsøget, og vurderer svaret. Intet sendes til kunder, og intet ændres i jeres systemer, mens I prøver.

Instruktionen er den tekst, der fortæller AI, hvad den skal gøre. Brug nogle af eksemplerne til at gøre teksten tydeligere. Gem nogle eksempler, I ikke har brugt, så I kan se, om det også virker på nye opgaver.

En konkret fejl er lettere at arbejde videre med end vurderingen »svaret er dårligt«. Notér, hvilken oplysning der mangler eller er forkert, og hvad medarbejderen måtte gøre for at rette den.

Uge 3: Lad medarbejderne prøve

Nu prøver dem, der normalt udfører opgaven, løsningen på de gemte eksempler. De skal selv kunne bruge instruktionen og vurdere resultatet.

Tiden frem til et brugbart resultat omfatter både forberedelse, kontrol og rettelser. Notér også de opgaver, der må opgives med AI og løses på den sædvanlige måde. Den tid hører med i regnskabet.

Medarbejdernes erfaringer skal med: Hvor blev arbejdet lettere, og hvor kom der ekstra arbejde til? Hvis forsøget flytter kontrollen til en anden kollega, skal den tid også med.

Uge 4: Beslut, hvad der skal ske

Arbejdet fra første uge giver jer noget at sammenligne med. Se på kvalitet og samlet tidsforbrug hver for sig. Udgifter til AI-værktøjet og tid til at holde instruktioner og materiale opdateret skal også med i beslutningen.

Et tænkt eksempel på en gevinst: En bestilling tager færre minutter at gøre klar, når kontrol og rettelser er talt med, uden at der opstår flere fejl. Den slags forskel skal forsøget undersøge.

• Fortsæt i samme begrænsede omfang, hvis resultatet opfylder kravene, og gevinsten er arbejdet værd.
• Justér og afprøv igen, hvis en bestemt fejl kan rettes. Beskriv, hvad den næste prøve skal afklare.
• Stop, hvis kontrollen bliver for omfattende, eller resultatet ikke kan bruges.

Hvis opgaven kun optrådte få gange i perioden, har I måske for lidt at vurdere ud fra. Beslutningen kan vente, til I har de eksempler, der mangler.

Beslutningen og eksemplerne hører til samme sted. Hvis I fortsætter, skal det fremgå, hvem der har ansvaret, hvem der tjekker resultaterne, og hvornår I vurderer løsningen igen.