AI skriver hurtigt. Svaret skal stadig komme fra jer.

Begynd med de spørgsmål, jeres medarbejdere besvarer igen og igen. Hvad afhænger prisen af? Hvad skal kunden have klar? Hvornår er jeres løsning et dårligt valg?

Svarene kan gøre det lettere for kunderne at vælge og give medarbejderne noget konkret at henvise til. Så ved I, hvad teksten skal bruges til, før nogen skriver den.

Et svar, I kan stå inde for

Vælg et tilbagevendende spørgsmål, og få en fagperson i virksomheden til at samle svaret. Svaret kan begynde som noter eller en eksisterende vejledning. Vigtigst er, at oplysningerne er korrekte, og at forbeholdene er med.

AI kan hjælpe med at strukturere materialet og skrive et første udkast. Den faglige viden kommer fra jer. Manglende oplysninger skal findes, eller det skal fremgå, hvad svaret mangler.

Så bliver det også lettere at forklare AI, hvad teksten skal. En nyttig instruktion beskriver, hvem teksten er til, hvilket spørgsmål den skal besvare, og hvilket materiale svaret skal bygge på.

Hjælp kunden med at forberede sig

Eksemplet er tænkt. En servicevirksomheds kunder spørger ofte, hvad de skal have klar før et besøg.

En medarbejder samler en vejledning med de nødvendige forberedelser og de situationer, hvor kunden skal spørge først. Når vejledningen er gennemgået, kan AI hjælpe med at lave en kort version til bookingmailen og et svar, medarbejderne kan bruge i kundeservice.

Hver version har en bestemt anvendelse. Kunden får beskeden, når den er relevant, og medarbejderen slipper for at skrive det samme svar fra bunden.

Et opslag på sociale medier er kun relevant, hvis det også hjælper nogen dér. Der behøver ikke komme et opslag ud af hver vejledning.

Gør reglerne konkrete

Korte skriveregler er lettere at bruge end brede ønsker om at lyde professionel. De kan angive, hvordan I tiltaler kunden, hvilke fagord der skal forklares, og hvilke løfter teksten må indeholde.

En formulering, der passer til virksomheden, gør reglerne tydeligere, når den følges af en forklaring på, hvorfor den virker. Angiv også, hvor de godkendte produktoplysninger ligger.

Fælles skabeloner til layout og billeder kan spare gentagne designbeslutninger. De skal passe til det sted, indholdet skal bruges. En mail og en vejledning på hjemmesiden har forskellige pladsbehov.

Giv nogen ansvar for den færdige tekst

Én medarbejder afgør, hvornår teksten er klar til udgivelse. Faglige påstande skal gennemgås af en person, der kan vurdere dem, også når udkastet lyder overbevisende.

Gennemgangen omfatter også de korte versioner. Når en tekst forkortes, kan et vigtigt forbehold forsvinde, selv om sætningerne stadig lyder rigtige.

Gem det godkendte grundmateriale ét sted, og hold styr på, hvor det er genbrugt. Når en oplysning ændrer sig, skal rettelsen også nå ud til de tekster, der bygger på den.

Vurdér værdien ud fra opgaven

Aftal på forhånd, hvad indholdet skal hjælpe med. Hvis formålet er færre spørgsmål før et besøg, er det relevant at følge netop de spørgsmål. Hvis formålet er salg, er relevante henvendelser mere nyttige at følge end antallet af udgivne tekster.

Regn tiden til faglige input, redigering og vedligeholdelse med, når I vurderer besparelsen. Hvis et format hverken bliver brugt af kunderne eller hjælper medarbejderne, kan det udgå.

Fremgangsmåden passer til virksomheder, hvor medarbejderne ofte besvarer de samme kundespørgsmål. Med gennemgåede svar, der er lette at finde og genbruge, kan kunderne få hjælp med det samme, og medarbejderne bruge mindre tid på at skrive svarene om.